Secrétaire de direction (H/F)

Directement rattaché(e) à la Direction de l’établissement vous êtes polyvalent(e) et vous assumez pleinement de Secrétaire administratif(ve).

A ce titre, vos missions seront les suivantes (cette liste n’est pas exhaustive, mais constitue l’essentiel du poste) :

1. En Secrétariat général :

• Organisation et gestion administrative (courriers, classement, etc..) ;
• Maîtriser les logiciels bureautiques ;
• Accueil physique et téléphonique ;
• Réaliser les comptes rendus et courrier de direction dans un esprit de synthèse ;
• Superviser la secrétaire d’accueil ;

2. En Ressources Humaines :

• Mettre à jour les plannings de travail, remonter les variables de paie ;
• Rédiger les contrats de travail et avenants ;
• Suivre les visites médicales du travail ;
• Réaliser le dossier administratif de chaque salarié (DPAE, Registre du personnel, casier judiciaire, diplômes, etc.) ;
• Préparer les déclarations d’accident du travail, les dossiers prévoyance ;

3. En Comptabilité :

• Tenir à jour les dossiers administratifs et financiers des résidents en lien avec les familles et les tutelles ;
• Réaliser la facturation mensuelle ;
• Mettre à jour les données statistiques et d’activité ;
• Suivre les encaissements et procéder aux relances ;
• Assurer le suivi des factures d’achat ;

4. En lien avec les résidents/familles :

• Gestion des demandes, planification des visites, réalisation de visites de pré admission, constitution du dossier administratif, coordination du processus d’admission ;
• Informations administratives contrat de séjour/RF ;
• Suivi des prescripteurs.

Savoir-être

• Respect de la confidentialité des informations, discrétion ;
• Bon relationnel, bonne présentation ;
• Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode ;
• Faire preuve de rigueur et d’organisation, polyvalence ;
• Sens du service et de l’écoute.

Savoir-partager

• Capacité à gérer les diverses sollicitations et à y faire face avec bienveillance ;
• Collaborer avec l’ensemble des professionnels ;
• Contribuer à l’image l’établissement par une communication externe efficace ;
• Développer une relation de confiance avec les résidents et leur famille.

Vous avez obtenu un diplôme de niveau Bac+3 à Bac+5 en gestion ou en Ressources Humaines.

Vous disposez d’une première expérience significative dans la fonction d’Assistant(e) de Direction ou dans une fonction similaire et vous avez de bonnes connaissances en ressources humaines idéalement dans le domaine médico-social.

Vous faites preuve d’une grande rigueur d’organisation et d’autonomie. Vous savez travailler en équipe. Vous êtes dynamique, polyvalent(e), communicatif(ve) et avez une bonne culture d’entreprise.

CDD de 3 mois en collaboration avec la secrétaire en poste jusqu’à son départ en retraite puis CDI à temps plein à pourvoir au 1er Janvier 2022 (CDD) puis
01/04/2022 (CDI) ;
Poste basé à Echauffour (61) ;
Convention collective : CCU du 18 avril 2002 ;
Statut Privé Associatif ;
Rémunération selon profil ;

Pour postuler, envoyez une lettre de motivation et un CV à l’adresse suivante : secechaufour@asso-lesbruyeres.org et/ou direchauffour@asso-lesbruyeres.org et/ou répondez à l’annonce parue sur le site, réponses attendues au plus tard le 10/12/2021.