Assistant de direction F/H

Contexte

Nous recherchons un(e) secrétaire de direction, en CDD, pour un établissement situé à Tinchebray (61).

Nichée idéalement sur la commune de Tinchebray, au cœur du Bocage Normand, à mi-chemin entre les communes de Vire et de Flers, la Résidence L’Esprit de Famille est composée de 80 logements spacieux permettant d’accueillir les Résidents dans un environnement familial et convivial au sein d’un cadre de vie moderne, rassurant et sécurisé.

Vous aimez effectuer des missions variées et gratifiantes et vous avez à cœur d’apporter un soutien efficace à la direction en garantissant la bonne coordination des activités administratives ? Si vous souhaitez évoluer dans une structure aux valeurs associatives fondées sur l’humanisme
et que vous adhérez au fil conducteur de notre projet associatif  » le sens de la vie, le sens de l’engagement  », alors l’offre qui suit va retenir toute votre attention !

Vos missions principales ?

Sous la responsabilité hiérarchique de la direction de l’établissement. Vous êtes membre du Comité de direction et du COPIL Qualité.

1. Assurer le secrétariat de direction et la gestion administrative

– Assurer l’accueil physique et téléphonique des interlocuteurs souhaitant rencontrer/échanger avec la Direction.
– Organiser et réaliser les visites commerciales de la résidence ;
– Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que la messagerie institutionnelle du DE.
– Organiser et suivre les agendas des intervenants en fonction des jours de présence du Directeur territorial.
– Préparer, mettre en forme et diffuser les documents, comptes rendus et supports de réunion.
– Assurer le classement et l’archivage des documents administratifs.

2. Contribuer à la coordination de l’établissement

– Assurer le suivi des actions décidées lors des réunions de direction et des instances internes.
– Faciliter la circulation de l’information entre les services.
– Participer à l’organisation des réunions, commissions et événements institutionnels.
– Veiller au respect des échéances administratives et des calendriers de suivi.

3. Assurer le lien avec les résidents, les familles et les partenaires

– Être un interlocuteur de premier niveau pour les familles et les partenaires extérieurs.
– Orienter les demandes vers les interlocuteurs compétents.
– Apporter après relecture du DT les réponses aux sollicitations et réclamations des familles et des résidents

4. Participer au suivi des ressources humaines

– Contribuer au suivi administratif des dossiers du personnel (procédures disciplinaire, rupture de contrat, correspondance)
– Par délégation, signer les contrats de travail de moins d’un mois, et les documents de fin de contrats ;
– Gérer les publications d’annonce, et le suivi des recrutements
– Coconstruire les plannings de la résidence, et procéder à la validation des congés.
– Suivre les demandes d’intérims, et les remplacements via l’outils Hublo

5. Contribuer au suivi administratif et réglementaire

– Participer à la préparation des reportings destinés avec le DT ;
– Assurer le suivi administratif des dossiers qualité (FEI, EIG) ;
– Veiller à la disponibilité et à la mise à jour des documents obligatoires.

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