Assistant de Direction H/F

Contexte

Nous recherchons un(e) Assistant(e) de direction en CDI à temps plein, pour notre siège social situé à Melun, à proximité du centre-ville et des bords de Seine. L’établissement se trouve à 10 minutes à pied de la gare routière et à moins de 30 minutes de Paris via la ligne R (TER).

Si vous recherchez un poste avec des missions d’assistanat de direction variées, que vous souhaitez évoluer dans une structure aux valeurs associatives fondées sur l’humanisme et que vous adhérez au fil conducteur de notre projet associatif  » le sens de la vie, le sens de l’engagement  », alors l’offre qui suit va retenir toute votre attention !

Vos missions principales ?

Rattaché(e) à la Secrétaire Générale, vous assurez un rôle de coordination et de sécurisation des activités du Secrétariat Général. Vous prenez en charge le suivi de dossiers transverses à enjeux administratifs et juridiques. Véritable relais de la Secrétaire Générale, vous veillez à la bonne circulation des informations, au respect des échéances et des procédures, à la conformité des dossiers et à la traçabilité des actions. Vous coordonnez les différents interlocuteurs internes et externes, identifiez les points de vigilance et êtes force de proposition pour faciliter la prise de décision et la résolution des difficultés.

– Contribuer à la préparation, à l’organisation et au suivi des instances de gouvernance

Dans ce cadre, vous veillez à la bonne réalisation des obligations administratives qui leur sont associées.
Vous assurez notamment le suivi du calendrier institutionnel, la préparation des dossiers, la tenue et la mise à jour des documents de gouvernance, ainsi que la réalisation et le suivi des formalités réglementaires auprès des autorités compétentes.

– Participer à la sécurisation juridique

Vous accompagnez la Secrétaire Générale dans le suivi et la sécurisation administrative et juridique des activités.
Vous veillez à la complétude et à la conformité des dossiers, assurez le suivi des obligations documentaires des prestataires et contrôlez la bonne exécution des engagements contractuels. Vous mettez à jour les outils de suivi, identifiez les éventuelles non-conformités et alertez le cas échéant. Vous contribuez également au suivi administratif des litiges, réclamations et impayés, en assurant la collecte des éléments, la traçabilité des échanges et le suivi des actions engagées.

– Coordonner les dossiers transverses et accompagner leur mise en œuvre

Vous assurez le suivi opérationnel de dossiers transverses pilotés par le Secrétariat Général, en lien avec les différents services du siège, les établissements et les partenaires externes
Vous participez également à l’amélioration continue des processus et procédures administratifs, à la préparation administrative des consultations et à la construction budgétaire du siège.

– Piloter le suivi administratif des assurances et de la flotte automobile

Vous assurez le pilotage administratif et la coordination des dossiers liés aux assurances et à la flotte automobile, en lien avec les interlocuteurs : actualisation des contrats et des données, suivi des échéances et des sinistres, gestion des mouvements de véhicules.

– Assurer le suivi des obligations réglementaires et financières

En lien avec la Secrétaire Générale, les Commissaires aux comptes et les partenaires institutionnels, vous organisez la collecte et la transmission des informations nécessaires et veillez à la bonne réalisation des formalités réglementaires, notamment dans le cadre de l’arrêté et du dépôt des comptes annuels.

– Contribuer au bon fonctionnement du Secrétariat Général

En fonction des besoins, vous intervenez sur des missions transverses contribuant au bon fonctionnement et à la représentation du Secrétariat Général : organisation d’événements et de séminaires, suivi des réclamations, gestion administrative des commandes et appui ponctuel à l’accueil et au fonctionnement du siège.

Descriptif du site

Descriptif du poste

Profil recherché